Una caja registradora no es lo mismo que un sistema POS (Point of Sale – Punto de Venta). Para la gran mayoría de las personas, esta diferencia no tiene mucha importancia porque ven ambos conceptos desde el punto de vista del cliente y, en realidad, lo único que necesitan es poder hacer sus pagos de forma rápida, cómoda y segura.
Sin embargo, para los profesionales lo ideal es tener claras las diferencias entre una caja registradora y un punto de venta. Muchos todavía trabajan con sus antiguas cajas registradores y dudan de si realmente les merecería la pena cambiar a un sistema POS. Esperamos que con este artículo puedan tomar una decisión más informada.
¿Qué es una caja registradora?
La caja registradora es una herramienta que sirve para registrar las ventas de un negocio. Tradicionalmente, la caja registradora, que fue inventada en 1879 por James Ritty, dispone también de un cajón donde se guarda el dinero en efectivo.
Por supuesto, las primeras cajas eran mecánicas y hoy en día son electrónicas. La aplicación de la caja registradora electrónica es la que hace que la caja registradora y un sistema POS empiecen a fusionarse.
En el ámbito técnico, se entiende por caja registradora aquella que tiene un software integrado en la propia herramienta, mientras que un sistema POS es más bien una red de herramientas que pueden incluir la caja en sí, un ordenador, un software y muchos otros complementos.
En otras palabras, las funciones y potencial de una caja registradora son mucho más humildes que las de un sistema POS.
¿Qué es un sistema POS?
Ahora bien, en la práctica, los fabricantes de cajas registradoras se han dado cuenta de que no tenía sentido seguir con las limitaciones del siglo XIX y posibilitan que sus cajas registradoras se integren en sistemas más amplios.
Dichos sistema suelen incluir entre otros:
- Impresora
- Gestión de stock
- Lector de código de barras
- Terminal de tarjetas
Cuando se incluyen estas opciones, generalmente hablamos de un sistema POS. En otras palabras, un sistema POS es un sistema completo que permite cobrar y registrar las transacciones de forma automatizada.
La mejor forma de ver las diferencias entre un sistema POS y una caja registradora es enumerar las ventajas y desventajas de uno respecto a la otra. Vamos a empezar por las desventajas.
Desventajas de un sistema POS respecto a una caja registradora
Uso ligeramente más complicado: No es que utilizar un sistema POS sea difícil porque están diseñados para que cualquiera pueda utilizarlos, pero si comparamos con una caja registradora, hay que decir que al tener más opciones, también son más difíciles.
Amenazas propias de internet: Una caja registradora de toda la vida sin conexión a internet es inmune a los virus informáticos.
Las ventajas de un sistema POS respecto a una caja registradora
Inventario automático: El sistema POS es capaz de actualizar tu inventario de forma automática con cada venta.
No hay que introducir precios: Tradicionalmente, en la caja registradora había que introducir el precio de cada producto. Por supuesto, con las cajas registradoras electrónicas esto cambió y ya basta con seleccionar el producto para que el precio aparezca de forma automática. Esto ofrece la ventaja de evitar errores al introducir el mismo precio una y otra vez y que luego se descuadren las cuentas.
Impuestos automáticos: Una vez que introduces el impuesto que corresponde a cada producto en la base de datos estos ya aparecen de forma automática en el ticket.
Cobros más rápidos: La característica anterior también hace que el cobro al cliente sea mucho más rápido, ya que se minimizan las acciones que debe realizar el dependiente o vendedor.
Buscar tickets es fácil: Con un sistema POS la búsqueda de un ticket se puede hacer en segundos gracias al número de ticket, fecha y otros datos que quedan grabados en la base de datos. Con la caja registradora, esta búsqueda tendría que ser manual.
Mantenimiento más rápido y eficiente: La caja registradora al ser un elemento más mecánico suele requerir la asistencia presencial de un técnico con los costes y tiempo que ello implica. Un sistema POS suele poder arreglarse descargando una actualización de software, sin necesidad de que nadie acuda a tu establecimiento o se lleve la caja.
Integración con otras funciones: Un sistema POS permite la integración con otras funciones de modo que se puede configurar para que te alerte cuando te queda poco stock o incluso para que haga un pedido de más existencias.
Más ecológico: Un sistema POS te permite emitir tickets electrónicos que se envíen directamente al correo de tus clientes, a su móvil o que lo descarguen a través de una interfaz.
¿Qué necesitas para tener un sistema POS en tu negocio?
Con Elementary POS, lo único que necesitas es un teléfono móvil y una impresora y lo mejor de todo, es que la descarga y uso básicos son GRATUITOS.
