Gestión de stock: todo lo que debes saber para controlar tu inventario

Toda empresa que distribuya sus productos debe contar con una buena gestión de stock. De hecho, este es uno de los grandes retos de las compañías que manejan inventario, ya que su rentabilidad y eficiencia depende mucho de cómo se realice esta gestión.

Imagina que eres un cliente que solicita un producto en una tienda física u online y comienzas a hacer las gestiones de pago y todo lo necesario para concretar la compra, pero de repente te dicen que ya no tienen más unidades del producto. Lo más probable es que te sientas frustrado, molesto y sin duda mal atendido. ¿Quieres que tus clientes se sientan así con tu empresa?

Seguro que no y este es un problema ocasionado por una mala gestión de inventario. Además, debes tener en cuenta que este tipo de inconvenientes trae consigo otros problemas más allá de un sentimiento negativo pasajero. Uno de ellos es que dañarás la imagen del negocio ante un cliente, quien posteriormente puede contar su mala experiencia a otros. Esto se traduce en pérdida de dinero y reputación.  ¿No quieres pasar por esto? Te contamos todo lo que debes saber sobre la gestión de stock.

¿Qué es la gestión de stock?

La gestión de stock, también llamado gestión de existencias o gestión de inventarios, es un proceso que implica la organización, planificación y control de la mercancía existente en un almacén. Es decir, que comprende todas las operaciones que involucran la regulación del flujo de productos en una compañía.

El objetivo de este proceso es garantizar que el mantenimiento de inventarios tenga costes mínimos y que esto no tenga interferencia en el servicio que reciben los clientes. Por ello, un buen método de gestión de stock es el que permite a la empresa alcanzar un nivel óptimo de su inventario. Esto implica conseguir un correcto equilibrio entre los pedidos y la demanda.

Aunque no existe una fórmula mágica para la correcta gestión de inventarios, la clave está en asegurar que cuando un cliente solicite un producto, este pueda entregárselo en el tiempo y forma esperada, manteniendo un umbral de coste óptimo para la compañía.

Tipos de stock

Para poder llevar a cabo una adecuada gestión de stock es fundamental tener una clasificación del inventario. Este se puede clasificar de varias formas, aunque de forma general hay dos grandes grupos de clasificación: según su función y según el criterio operativo.

Según su función

●        Stock activo o normal

Este es el stock con el que se hace frente a la demanda normal de productos en la empresa. Es decir, se trata del inventario que va a salir del almacén para venderse.

●       Stock de seguridad (o mínimo)

Se llama así al stock que está destinado para utilizarse en caso de imprevistos relacionados con un exceso de pedidos o con retrasos de los proveedores. El objetivo de contar con un stock de seguridad es garantizar existencias y evitar que haya una rotura de stock. Este tipo de inventario se calcula teniendo en cuenta las fluctuaciones de la demanda, el tiempo de suministro de los proveedores y el nivel de servicio de la empresa.

●       Stock máximo

Hace referencia a la cantidad máxima que puedes almacenar de un mismo producto. Si el inventario de un producto está llegando a su cantidad máxima de almacenaje debes buscar formas de darle salida para evitar costes extra de mantenerlo en el almacén.

●       Stock estacional

Es la cantidad de unidades de un producto que se tiene en el almacén para afrontar una mayor demanda en una época del año específica. Por ejemplo, si vendes alimentos dulces, en verano quizá deberás tener un mayor stock de helados.

●       Stock especulativo

Hace referencia al inventario que se tiene de un producto que se ha comprado en mayores cantidades de las necesarias para aprovechar y poner precios más bajos o descuentos. Es un stock que suele crearse en caso de que los proveedores planeen aumentar el precio de algunos productos.

●       Stock inactivo

Es el inventario que incluye productos que ya no se pueden vender. Se trata de referencias que pueden haber quedado obsoletas bien sea por la retirada del producto del mercado, por cambios en la normativa, o incluso por daños.

Según el criterio operativo

●       Stock físico

Hace referencia a la cantidad de productos que están disponibles en el almacén en un determinado momento.

●       Stock óptimo

Es el inventario que ofrece la mayor rentabilidad una vez que se restan los costes de almacenaje. Se calcula para tener el número más exacto posible de productos para, en circunstancias normales, satisfacer la demanda de los clientes en circunstancias normales.

●       Stock neto

Es el stock físico sin incluir los pedidos que aún no se han procesado. Es decir, para calcularlo se debe restar la demanda no satisfecha al stock existente en el almacén.

●       Stock disponible

Son las existencias que quedan de sumar el stock neto con los pedidos en curso hecho a los proveedores, pero que no has recibido todavía en el almacén.

Métodos de gestión de stock

Otro aspecto que debes conocer sobre la gestión de stock es que existen muchos métodos para implementarla. Tener un modelo de gestión de tu inventario servirá para reducir los costes de almacenamiento, evitar roturas de stock o tener un stock inactivo. Estos son los métodos más usados y conocidos.

●       Método EOQ o Wilson

EOQ son las siglas de Economic Order Quantity, que en español significa Cantidad Económica de Pedido. Es un método adecuado para pequeñas y medianas empresas que manejan cantidades pequeña de pedidos diarios. En este caso, las empresas hacen pocos pedidos en determinados momentos del año para que estén el menor tiempo posible en el almacén.

●       Método Just in Time

Este método de gestión consiste en pedir los productos a medida que se van haciendo los pedidos. Este modelo permite a las empresas reducir la cantidad de inventario que almacena, ya que cuenta con la cantidad de existencias necesarias para satisfacer la demanda. Se le conoce también como un modo bajo demanda, ya que cuando el consumidor quiere el producto es cuando este se pide o se fabrica.

●       Método ABC

El método ABC funciona a través de la clasificación de la mercancía según su prioridad dentro de la empresa. Existen tres categorías: A, B y C. El primero corresponde a los productos más valiosos; el segundo para los productos de valor bajo, pero que son necesarios; y el tercero para los productos muy baratos y numerosos. Con este modelo se prioriza la mercancía más importante.

●       Método empírico

La gestión de stock de este método se basa en el historial de ventas de la compañía. Tras analizar las ventas de años anteriores y según el promedio de ventas se hace el pedido de las mercancías para satisfacer la demanda de los consumidores.

●       Método de previsión

Es un método que ha evolucionado del empírico. En este caso no solo se analizan las ventas anteriores, sino que además se consideran otros factores como la evolución de la demanda o el contexto económico. De esta manera, la oferta de productos se adapta al consumo real.

Beneficios de tener una gestión de stock eficiente

Una gestión de inventarios eficiente genera a tu empresa beneficios como:

  • Reducción de costes de almacén. Una adecuada gestión de stock, con un espacio optimizado y productos bien distribuidos, contribuye a que el gasto de almacenamiento sea menor.
  • Mayores ventas. Esto está asociado a una mejor atención al cliente. Al ofrecer un servicio de calidad, podrás conseguir más ventas y más recomendaciones de compradores.
  • Mejora del flujo de caja. Al tener un buen equilibrio entre ventas y gastos, que es lo que se consigue con la gestión de stock, podrás vender tus productos lo antes posible, recuperar el dinero invertido y tener liquidez.
  • Minimización de las tareas administrativas. Todas las tareas relacionadas con el inventario requieren de una importante inversión de tiempo, pero si se lleva una buena gestión de inventarios se consigue una reducción de las cargas de trabajo y del tiempo invertido.

Desafíos que afectan a la gestión de stock

La gestión de stock puede verse afectada por diferentes situaciones relacionadas con la cadena de suministro. Y si la gestión de inventarios se afecta, puede tener repercusión en la satisfacción del consumidor, en la eficiencia operacional y en las ganancias. Por ello, es importante que conozcas cuáles son los desafíos que puedan afectar esta gestión.

●       Crecimiento del número de referencias almacenadas

La optimización del inventario puede complicarse con el aumento del número de referencias debido a que requiere mantener un stock mínimo muy variado en el almacén.

●       Cambios repentinos y bruscos en la demanda

La gestión de stock también puede verse afectada por los cambios que se producen en la demanda, ya que esto requiere una mayor flexibilidad operativa y rapidez del almacén. Un ejemplo es cuando salen modas repentinas, guiadas por una tendencia en redes sociales, ya que para una empresa es difícil de predecir y, por tanto, no está preparada para tener el stock suficiente.

●       Trazabilidad del inventario

Otro desafío tiene que ver con la trazabilidad de los flujos de materiales en el almacén. Poder hacer un seguimiento del proceso de evolución de los productos en cada una de sus etapas es clave para tener un control de stock fiable y evitar errores en la ubicación de las mercancías o en la preparación de pedidos. Si esto no puede hacerse, la gestión de inventario se verá afectada. De allí que sea tan importante utilizar sistemas de codificación que clasifiquen y registren las existencias de forma automatizada.

Como ves, la gestión de stock es un proceso clave dentro de cualquier empresa. Este tiene un impacto directo tanto en el funcionamiento de tu negocio como en su rentabilidad. Por esta razón es fundamental que implementes un método de optimización que permita tener un correcto control de tu inventario.

Aquí puedes ver cómo manejar el stock de tus productos en Elementary POS.