Často kladené otázky

Obecné

Co je Elementary POS?

Elementary POS je aplikace, která slouží jako pokladna (kasa) ve vaší provozovně. Vše, co k jejímu zprovoznění potřebujete, je mobilní zařízení s operačním systémem Android.

Elementary POS slouží k:

  •     vytvoření, tisku a sdílení účtenek
  •     sledování tržeb (dle kasy, dle prodejce)
  •     sledování skladových zásob
  •     ovládání platebního terminálu

Součástí je také Elementary POS Kancelář, což je webová aplikace na adrese https://app.elementarypos.com

 

Co potřebuji k zprovoznění Elementary POS?

  •     mobilní telefon nebo tablet s operačním systémem Android ve verzi 4.4 nebo novější.
  •     Připojení k internetu (některé funkce lze využívat i offline)
  •     Tiskárnu účtenek (pokud chcete tisknout).

Aplikace Elementary POS funguje i na některých specializovaných terminálech, jako MyPOS SMART N5, Carbon, F20, Sunmi, POS Tousei, apod.

 

Jak si nainstaluji aplikaci Elementary POS?

Pokud máte v telefonu aplikaci obchod Google Play, tak po otevření vyhledejte Elementary POS a nainstalujte.

Pokud nemáte k dispozici Google Play, můžete aplikaci stáhnout přímo ze stránek Elementary POS.

 

Funguje Elementary POS na iPhone?

Samotná mobilní aplikace s kasou je prozatím k dispozici pouze pro Android. 

Na Apple zařízeních ale lze spustit Elementary POS kancelář.

 

Co je to Elementary POS Kancelář?

Jedná se o vaši virtuální kancelář, která umožňuje:

  •     Nastavit základní parametry společnosti na účtenky (název, logo, hlavičku, zápatí, DPH)
  •     Spravovat prodejní položky a prodejní kategorie
  •     Sledovat prodeje, exportovat tržby do Excelu (popř. Libre Office)
  •     Sledovat online generování účtenek a tisknout je na velké tiskárně
  •     Sledovat objednávky do kuchyně
  •     Spravovat sklad, sledovat stav skladu, exportovat sklad včetně zisku a ztrát
  •     Spravovat pokladny připojené do firmy
  •     Spravovat uživatele
  •     Spravovat přístup API pro aplikace třetích stran

Pro maximální pohodlí při používání Elementary POS Kanceláře doporučujeme využít PC. Aplikace funguje na Windows, Mac, Linux i Android zařízeních

.

Funguje kasa Elementary POS i offline?

Ano. Elementary POS umí zobrazovat zboží a vytvářet účtenky bez internetu. 

Pokud ale chcete např. vytvářet účty nebo sledovat objednávky do kuchyně, připojení k internetu je potřebné.

Připojení k internetu potřebujete také pro synchronizaci prodejních dat do Elementary POS Kanceláře. Pokud se nacházíte mimo dosah internetu, data se do Kanceláře automaticky synchronizují.

Připojení k internetu je nutné také pro zákaznický displej.

 

Je možné mít více pokladen současně?

Ano. Stačí pouze na daném zařízení nainstalovat Elementary POS a zadat přihlašovací údaje (jméno a heslo). Spravovat pokladny můžete v Elementary POS Kanceláři.

 

Jak funguje synchronizace mezi mobilní kasou a Elementary POS Kanceláří?

Synchronizace funguje automaticky. Jakmile jste v dosahu internetu, Elementary POS si stáhne aktuální seznam prodaných položek a pošle (synchronizuje) jej do Elementary POS Kanceláře všechny nové účtenky.

 

Zkouším testovat Elementary POS a chtěl bych aplikaci používat „naostro“. Jak smažu testovací účtenky?

Můžete postupně odmazávat účtenky přes mobilní aplikaci. Pokud jich máte až příliš, nebo již nemáte k dispozici mobilní aplikaci, tak si vytvořte nový účet v Elementary POS a ten původní si nechte pro testování, nebo pro výuku zaměstnanců. 

Pokud chcete přesunout prodejní položky ze starého účtu do nového, udělejte v testovacím účtu export a v ostrém účtu import.

 

Rozbilo se mi pokladní zařízení, co mám dělat?

Veškeré prodejní položky a tržby jsou uložené v Elementary POS Kanceláři. Můžete tedy snadno přejít na nové zařízení. Po instalaci aplikace zadejte vaše jméno a heslo a můžete pokračovat v práci.

 

Podporuje Elementary POS připojení na zákaznický displej?

Zákaznický displej slouží k zobrazení účtenky zákazníkovi. Elementary POS umožňuje vytvořit zákaznický displej pomocí jiného telefonu nebo tabletu. Pokud zadáte tržbu na své pokladně, automaticky se částka prodeje a ostatní informace zobrazí i na zákaznickém displeji. Zákazník pak kromě částky vidí i poznámku k účtence, druh platby a v případě hotovostní platby vidí, kolik zaplatil a kolik se mu má vrátit.

 

Jak nainstaluji a připojím zákaznický displej k pokladně?

Na zařízení, kde chcete provozovat zákaznický displej, nainstalujte aplikaci Elementary POS. Poté v nastavení Elementary POS najděte položku “Zákaznický displej”.  Zvolte, jakou pokladnu má zákaznický displej sledovat a potvrďte kliknutím. Funkce zákaznického displeje vyžaduje připojení k internetu.

 

Je možné mít v rámci jedné firmy více měn?

Ne, to bohužel není možné. Je potřeba nastavit novou firmu a mezi firmami přepínat.

 

Účtenky

Jakým způsobem lze přidávat zboží na účtenky?

K dispozici máte několik metod.

1) Výběr zboží ze seznamu:

Aplikace zobrazí veškeré položky spadající pod danou kategorii. Krátkým stiskem přidáte jednu položku zboží. Dlouhým stiskem můžete zvolit jakékoliv množství.

2) Přes kalkulačku:

Přes kalkulačku můžete zadat jakoukoliv částku, která se dostane na účtenku. Pokud chcete přidat konkrétní zboží, lze využít M kódy. Například 2M3+M4 může znamenat dvě limonády a jednu kávu.

3) Skener čárových kódů:

Naskenujte čárový kód a automaticky se zobrazí prodejní položka. Dlouhým stiskem můžete zvolit jakékoliv množství.

 

 

Mám spoustu prodejních položek a je těžké je vyhledávat. Lze tento problém nějak řešit?

Ano, můžete prodejní položky seskupovat do prodejních kategorií. Další možnost je prodejním položkám přiřadit různé barvy. Výběrem konkrétní barvy se vám v aplikaci zobrazí prodejní položky pouze vybrané barvy.

 

 

Lze výběr zboží upravit ještě před vytištěním účtenky?

Na stránce souhrn před vygenerováním účtenky dvakrát poklepejte na seznam položek. Zobrazí se vám tlačítka plus a minus a tímto můžete položky přidávat nebo odebírat. Je možné se tlačítkem zpět vrátit na výběr zboží a postupně přidávat chybějící položky.

 

 

K čemu je tlačítko M na kalkulačce?

Tzv. „M kód“ je zkratka pro zboží na kalkulačce. Tlačítko M pak slouží právě k urychlení zadání těchto kódů. Například 2M3+M4 může znamenat dvě limonády a jednu kávu. Pokud si nepamatujete, jaký kód máte použít, můžete tlačítko M stisknout dvakrát rychle po sobě a vyjede vám seznam všech vašich zkratek i prodejních položek.

 

 

Jak zadat slevu na účtenku?

Na obrazovce souhrnu dvakrát poklepejte na účtenku. Zobrazí se vám tlačítko pro zadání slevy. Slevu můžete zadat procentuálně nebo absolutně.

 

 

Jak zrušit účtenku?

Na zobrazené účtence klikněte tři tečky v pravém horním rohu a zvolte možnost zrušit účtenku.

Pokud má účtenka přiřazené číslo, je možné smazat pouze poslední vytvořenou účtenku. Je to z důvodu, aby nevznikaly mezery v číslování. Pokud potřebujete zrušit jinou než poslední účtenku (například při vrácení zboží), můžete ji pouze zneplatnit, a to tak, že vystavíte novou, zápornou účtenku. Tím se součet tržeb dostane do nuly.

 

 

Jak funguje číslování účtenek?

Elementary POS vám umožňuje mít více pokladen současně. Aplikace vystavuje účtenky také offline. Právě proto má každá z vašich pokladen v čísle účtenky jiný prefix. Tím je zaručeno, že nevzniknou dvě účtenky, které by měly stejné číslo. A aby nevznikaly mezery v číslovaní, není dovoleno mazat účtenky, které nejsou poslední v řadě. 

Pokud chcete zrušit jinou než poslední účtenku (například při vrácení zboží), musíte účtenku zneplatnit tak, že vystavíte novou, zápornou. Tím se součet tržeb dostane do nuly.

Funkci číslování účtenek je možné vypnout v nastavení aplikace. Poté mazání účtenek není omezeno.

 

 

Jak přidat zákazníka?

Na zobrazené účtence klikněte na tři tečky v pravém horním rohu a zvolte možnost přidat zákazníka.

 

 

Lze zobrazit účtenku v PDF?

Na zobrazené účtence klikněte na tři tečky v pravém horním rohu a zvolte možnost zobrazení faktury v PDF.

 

 

Lze sdílet účtenku?

Ano. Na otevřené účtence naleznete tlačítko pro sdílení účtenky. Sdílí se odkaz na PDF účtenku.

 

 

Lze na účtenku přidat vlastní poznámku viditelnou pro zákazníka?

Na zobrazené účtence klikněte na tři tečky v pravém horním rohu a zvolte možnost přidat poznámku.

 

 

Lze rozlišit platby v hotovosti a platby kartou?

Ano. Na účtence uvidíte tlačítko „Hotově“ a „Kartou“. Elementary POS pak správně zobrazí, kolik peněz má být v pokladně. Informace o platbě se zobrazuje i v přehledu tržeb.

 

 

 

Prodejní položky a kategorie

Jak vytvořit prodejní položky?

Prodejní položky můžete zakládat přímo v mobilní aplikaci. Doporučujeme ale pro větší pohodlí použít Elementary POS Kancelář. Nejsnadnější je importovat prodejní položky přes Excel. Prodejní položky se pak automaticky propíšou i do samotné aplikace Elementary POS.

 

Co je to M kód?

M kód je zkratka pro zadávání zboží přes kalkulačku. Pokud např. pro položku „Limonáda“ zadáte kód M3, pak dvě limonády zadáte do kalkulačky takto : 2xM3, nebo zjednodušeně takto: 2M3.

 

Co je to SKU kód?

SKU kód je unikátní kód zboží složený z písmen a čísel. Může se jednat o jakýkoliv identifikátor, například AX566564463.

V aplikaci Elementary POS se SKU kód používá:

  •     Jako unikátní identifikátor pro skener čárových kódů
  •     Jako unikátní identifikátor pro sklad

SKU kód nemusíte vyplňovat, pokud nepoužíváte čárový kód nebo sklad.

 

Můžu mít prodejní položku s variabilní cenou?

Ano. Můžete vytvořit prodejní položku bez fixní ceny. Pokladna se vás na cenu zeptá při markování položky do účtenky.

 

Jak vytvořit prodejní kategorie?

Prodejní kategorie vytvoříte v Elementary POS Kanceláři. Stanovte si, které kategorie jsou pro vámi poskytované produkty nebo služby relevantní. Své zboží můžete kategorizovat např. jako „Nápoje“, a ty pak dále dělit na „Alkoholické“ a „Nealkoholické“. Kategorie lze do sebe také vnořovat.

 

Lze sledovat prodeje dle kategorií?

Ano, v reportu tržeb můžete snadno zjistit, u kterých kategorií zboží jste měli největší tržby. Report tržeb v Excelu si můžete stáhnout v Elementary POS Kanceláři. 

Je možné sledovat zisk i dle nadřazených kategorií.

 

Lze sledovat, které kategorie přináší největší zisk?

Ano, v reportu skladu můžete snadno zjistit, jaké kategorie zboží přináší nejvyšší zisk. Report skladu v Excelu si můžete stáhnout v Elementary POS Kanceláři. 

Je možné sledovat zisk i dle nadřazených kategorií.

 

Je možné do sebe kategorie vnořovat?

Ano, to je možné. Své zboží můžete kategorizovat např. jako „Nápoje“, a ty pak dále dělit na „Alkoholické“ a „Nealkoholické“. V Elementary POS kanceláři můžete pro každou kategorii nastavit nadřazenou kategorii.

 

Tisk účtenek

Jaké tiskárny jsou podporované?

Elementary POS funguje na většině Bluetooth nebo USB tiskáren, které podporují POS standard. Seznam všech podporovaných tiskáren:

POS printer and cash register. How to print receipt or invoice.

 

Vyplatí se více Bluetooth tiskárna, nebo spíš USB tiskárna?

Bluetooth tiskárna je bezdrátová, takže ji lze snadno přenášet. USB tiskárny se hodí pro pevné instalace. Některé USB tiskárny mají i přípojku pro pokladní zásuvku.

 

Je možné vytisknout logo firmy na účtenku?

Ano. Nastavit logo je možné v Elementary POS kanceláři. Ne všechny tiskárny ale umožňují tisk loga.

 

Lze tisknout na velké A4 tiskárně?

Ano. Je ale nutné si do telefonu nainstalovat ovladač (driver) od výrobce tiskárny. Samotný tisk probíhá mimo aplikaci Elementary POS.

 

Co jsou to ESC POS kódy?

Jedná se o kódy, kterými se ovládá tiskárna. Je možné díky nim změnit font, zvolit tučné písmo,  nastavit kódování jazyka (diakritiku), nebo oříznout papír.

 

Je možné po vytištění účtenky oříznout papír?

Ano, pokud ořez podporuje tiskárna. Lze jej nastavit přímo v aplikaci Elementary POS, v nastavení tisku.

 

Je možné nastavit pokladní zásuvku tak, aby se otevřela po vytištění účtenky?

Ano. Některé tiskárny mají konektor pro pokladní zásuvku. Po vytištění účtenky Elementary POS pošle signál do tiskárny, a ta přepošle pokyn do pokladní zásuvky. 

Nastavení otevření pokladní zásuvky naleznete přímo v aplikaci Elementary POS v nastavení tisku.

 

Co je to ECO tisk?

Pokud je nastaven ECO tisk, aplikace Elementary POS netiskne kompletní účtenku. Místo toho vytiskne pouze odkaz na web, kde je možné kompletní účtenku nalézt.

 

Je možné automaticky vytisknout účtenku?

Ano. V nastavení tisku zvolte možnost automatického tisku. Účtenka se vytiskne, jakmile určité druh platby (kartou, hotově).

 

Sklad

Umí Elementary POS evidovat sklad?

Ano. Pokud si přejete prodejní položku evidovat ve skladu, musíte jí nejdříve přiřadit SKU kód. Poté se prodejní položka objeví ve skladu. 

Bezplatný tarif Elementary POS umožňuje zadat SKU kód pouze u 4 položek.

Jak se přidávají zásoby do skladu?

Zásoby ve skladu editujete v Elementary POS Kanceláři. Sklad je propojen s aplikací a při přístupu na internet se počet položek ve skladu automaticky aktualizuje. Pokud tedy dojde k prodeji na kase v mobilu, sníží se i skladová zásoba v Elementary POS Kanceláři.

Jak lze zjistit stav skladu?

Opět vás pošleme do Elementary POS Kanceláře. Buď si stav zobrazíte přímo na webu aplikace, nebo si můžete stáhnout export do Excelu (popř. Libre Office).

Lze sledovat zisky a ztráty?

Ano. Ve skladovém exportu uvidíte zisk u jednotlivých položek i kategorií.

 

Uživatelé

Mám více zaměstanců. Můžu mít více uživatelů v Elementary POS?

Ano. Každý uživatel má svoje přihlašovací údaje (jméno a heslo).

Nechci, aby mí zaměstnanci měli přístup do Elementary POS Kanceláře.

Elementary POS umožňuje nastavit pro každého uživatele zvláštní roli (více o rolích se dozvíte v otázce níže). Abyste omezili přístup svých zaměstnanců do Kanceláře, můžete jim přiřadit roli „prodejce“. Díky tomu budou mít možnost vytvářet účtenky, ale nebudou mít přístup k dalším funkcím aplikace.

Jaké oprávnění je možné pro uživatele nastavit?

Uživatelé můžou mít 3 druhy rolí: 

  •     Manažer –administrátor systému, který má přístup ke všemu.
  •     Účetní – má přístup do Elementary POS Kanceláře. Může sledovat prodeje, nemá přístup ke tvorbě účtenek.
  •     Prodejce – může vytvářet účtenky v mobilní aplikaci, nemá přístup k ostatním funkcím.

 

Lze změnit uživatelské (přihlašovací) jméno?

To možné není. Můžete změnit pouze e-mail a oprávnění.

Jak fungují směny?

Možnost založit směnu se prodejci automaticky nabídne ihned poté, co se do aplikace přihlásí. Na začátku směny se prodejce přihlásí svým jménem a heslem. Veškeré tržby jsou přiřazené danému prodejci. Na konci směny prodejce vidí, kolik hotovosti by mělo být v pokladně. Při odhlášení ze směny prodejce může zadat poznámku. Uzavření směny je nutné provést manuálně.

V Elementary POS Kanceláři je možné sledovat, kdy se prodejce odhlásil ze směny a jaké byly tržby v hotovosti i kartou.

 

Čárové kódy, skener

Je možné pro skenování čárových kódů použít kameru telefonu nebo externí skener?

Ano. Zapněte čtečku čárových kódu v nastavení aplikace Elementary POS.

 

Kam se zadává hodnota čárového kódu?

Zadává se k prodejní položce jako SKU kód. Stisknutím tlačítka můžete kód naskenovat – není nutné kód zadávat ručně.

 

Jak funguje výběr zboží pomocí čárového kódu?

Zamiřte skenerem na čárový kód. Jakmile aplikace rozezná čárový kód, ozve se zvuk a prodejní položka se objeví na displeji zařízení. Krátkým stiskem můžete přidat množství po jednotkách. Dlouhým stiskem se vám zobrazí klávesnice pro zadání většího množství.

 

Export tržeb

Jak funguje přehled tržeb?

V Elementary POS Kanceláři si máte možnost vyexportovat tržby za zvolené období. 

Export tržeb si můžete otevřít v Excelu, případně i v Libre Office. Data může snadno spravovat účetní.

 

Co všechno naleznu v exportu tržeb?

Jsou zde k nahlédnutí prodeje ze všech pokladen za zvolené období. 

Údaje uvedené u každé tržby:

  •     datum
  •     číslo dokladu
  •     název položky
  •     cena
  •     DPH
  •     druh platby (hotově, kartou)
  •     číslo pokladny
  •     uživatelské jméno prodejce
  •     odkaz na PDF doklad
  •     SKU kód
  •     poznámka
  •     jméno zákazníka (pokud bylo zadáno)

Export obsahuje více sešitů, každý z nichž seskupuje tržby dle následujících kategorií:

  •     Všechny prodeje
  •     Seskupené dle data
  •     Seskupené dle prodejní položky
  •     Seskupené dle kategorie
  •     Seskupené dle pokladny
  •     Seskupené dle platby (hotově, kartou)
  •     Seskupené dle uživatele
  •     Seskupené dle SKU
  •     Seskupené dle daně
  •     Seskupené dle kupujícího
  •     Přehled směn

 

Co všechno naleznu v exportu skladu?

  •     SKU
  •     Název zboží
  •     Stav skladu na začátku období
  •     Stav skladu na konci období
  •     Nákup do skladu
  •     Prodej ze skladu
  •     Hrubý a čistý zisk (tyto hodnoty jsou orientační)

Skladové zásoby lze sledovat na úrovní prodejních položek, nebo na úrovni kategorií.

 

Jak poslat přehled tržeb účetní?

Přidejte účetní do systému jako nového uživatele a nastavte jí příslušnou roli. Účetní se může sama přihlásit do Elementary POS Kanceláře a stáhnout si požadované přehledy.

 

Účty a evidence stolů

Je možné evidovat stoly v aplikaci?

Ano, vytvořte si stálý účet a zadejte jeho název.

 

Jaký rozdíl je mezi stálým účtem a dočasným účtem?

Dočasný účet automaticky zmizí, jakmile se vynuluje. Dočasný účet je vhodné dávat na konkrétního zákazníka, stálý účet na celý stůl.

 

Je možné rozdělit účet na více účtenek?

Ano. Na účtu stiskněte tlačítko „Rozdělit účet“.

 

Pokud mám více pokladen, jsou účty sdíleny mezi pokladnami?

Ano, účty jsou automaticky sdíleny mezi pokladnami. Na jedné kase můžete např. přijímat objednávky, na druhé v tutéž dobu vytvářet účtenky.

 

Potřebuji připojení k internetu, pokud chci používat účty?

Ano, bez internetu bohužel nejsou účty plně funkční. Pokud nejste připojeni, můžete si účty zobrazit, ale nemůžete v nich dělat změny.

 

Lze po přidání položky na účet poslat bon do kuchyně?

Ano. V Elementary POS si v nastavení zobrazte „Objednávky“. Jakmile je přidána nová objednávka, automaticky se vytiskne.

 

Integrace na platební karty

Lze se napojit na platební terminál?

Ano. V současné době jsou podporovány následující platební terminály:

  •     SumUp
  •     MyPos SMART N5, Carbon, F20.

 

Jak funguje spojení s platebním terminálem?

Po vygenerování účtenky zvolte platbu kartou. Částka se automaticky promítne do platebního terminálu. Po zaplacení kartou se automaticky vytiskne potvrzení o platbě.

 

Lze částku poslanou do platebního terminálu změnit? Například v případě spropitného.

Ano. Po zvolení platby kartou se zobrazí částka. Stiskněte ikonku tužky a můžete částku navýšit. 

 

Lze evidovat platby kartou, i když nemám terminál SumUp, nebo MyPos?

Ano. Na účtence zvolte „Platba kartou“. Ke spojení s terminálem nedojde, ale budete mít evidovanou informaci, že tato platba není v hotovosti.

 

Integrace do jiných systémů

Je možné propojit systém XXX s Elementary POS?

Ano, poskytujeme jednoduché API. Více informací naleznete zde:

https://api.elementarypos.com

 

Jak funguje autorizace k API?

V Elementary POS Kanceláři si vytvoříte API klíč. Tento klíč je pak nutné posílat v hlavičce požadavku.

 

Mám požadavek na funkci, která není v API. Je možné ji přidat?

Ano, napište nám. Rádi API rozšíříme.

 

Další otázky?

Pokud jste nenalezli odpověď na tu svou, napište nám. Rádi vám odpovíme.