Frequently Asked Questions
Allgemeine Fragen
Wenn Sie die Antwort auf Ihre Frage nicht gefunden haben, lassen Sie es uns wissen. Bitte nutzen Sie das Elementary POS Forum.
Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen. Sie können auch die Elementary POS Video-Tutorials ansehen.
What is Elementary POS?
Elementary POS is an application that serves as a cash register and runs on your mobile device. In order to run Elementary POS, you’ll need a phone or a tablet with Android OS.
Elementary POS is used to:
- create, print and share receipts
- monitor sales (by cash register, by seller)
- stock monitoring
- control the payment terminal
Included with the features of Elementary POS is the virtual Office, which is a web app you can find at the following address: https://app.elementarypos.com
What do I need to get Elementary POS up and running?
- a mobile phone or tablet with Android OS, version 4.4 or newer
- Internet connection (select functions can also be used offline)
- Receipt printer (if needed)
Elementary POS can also connect to terminals, such as MyPOS SMART N5, Carbon, F20, Sunmi, POS Tousei, etc.
How do I install Elementary POS?
If you have Google Play store on your phone, after opening it, search for Elementary POS and install it.
If you don’t have Google Play, you can download the app directly from our Elementary POS website.
Is Elementary POS just a mobile cash register?
Elementary POS is an entire ecosystem that you can use and customize according to your needs. It can be used by small shops as well as larger restaurants.
In addition to basic features such as printing or tracking receipts, Elementary POS offers you:
- Stock resources tracking.
- Profit tracking.
- sales and stock items management via Excel sheets.
- Management of customer bills (tables).
- Multiple cash registers at the same time.
- Order (kitchen) display: displaying customer orders.
- Customer display: allows the customer to see what items are on their bill.
- In-app Barcode scanner function via device camera or external scanner.
- Remote ordering: after scanning a QR code, the customer can create an order themselves, which is automatically displayed in the system.
- WordPress plugin for displaying a price list or menu on your website.
- API for integration with other systems.
Does Elementary POS run on an iPhone?
The app itself is currently only available for Android.
However, Elementary POS Office can be used on Apple devices.
What is Elementary POS Office?
This is your virtual office that allows you to:
- Set your basic company parameters for receipts (name, logo, header, footer, VAT)
- Manage sales items and categories
- Track sales, export sales to Excel (or Libre Office)
- Monitor online generation of receipts or print them on a large printer
- Track meal orders
- Manage your Stock, monitor its status, export data from Stock, including profit and loss
- Manage all your cash registers connected to the company
- Manage users
- Manage API access for third-party applications
For maximum convenience when using the Elementary POS Office, we recommend using a desktop. The application works on Windows, Mac, Linux and Android devices.
Does Elementary POS also work offline?
Yes. Elementary POS can display goods and create receipts without Internet connection.
Receipts are stored in the device (phone) storage. They are automatically synced to the Elementary POS Office as soon as you are connected to the Internet.
But if you would like to create open bills or track orders to the kitchen, an internet connection is necessary. Likewise for the customer display. If you want to be sure that an internet outage won’t put you at risk, we recommend using the Elementary POS Offline Server. This will ensure that the service will not be interrupted in the event of an internet outage.
Was ist der Elementary POS Offline Server?
Wenn Sie ein Bestellsystem und offene Rechnungen (Tische) verwenden, empfehlen wir, einen Elementary POS Offline Server in Ihr System zu integrieren. Es handelt sich um eine mobile App, die innerhalb Ihres WLAN-Netzwerks läuft. Bei Internetproblemen sorgt der Elementary POS Offline Server für einen ununterbrochenen Betrieb. Die Installation des Elementary POS Offline Servers ist sehr einfach und kann in wenigen Minuten durchgeführt werden.
Ist es möglich, mehrere Kassen mit meinem Elementary POS-Konto zu verknüpfen?
Ja. Sie müssen nur Elementary POS auf dem Gerät installieren, das Sie verwenden möchten, und Ihre Anmeldedaten (Name und Passwort) eingeben. Sie können Kassen im Elementary POS Büro verwalten.
Wie funktioniert die Synchronisierung zwischen der mobilen Kasse und dem Elementary POS Büro?
Sie erfolgt automatisch. Sobald Sie sich im Internet befinden, lädt Elementary POS die aktuelle Liste der verkauften Artikel herunter und synchronisiert sie mit dem Elementary POS Büro.
Ich habe Elementary POS bisher getestet. Wie lösche ich Testquittungen?
Sie können diese einzeln über die mobile App löschen. Wenn Sie zu viele haben oder die mobile App nicht mehr verfügbar ist, können Sie einfach ein neues Konto in Elementary POS erstellen und das ursprüngliche Konto für Tests oder Mitarbeiterschulungen behalten.
Wenn Sie Verkaufsartikel vom alten Konto auf Ihr neues Konto übertragen möchten, können Sie einfach einen Export vom Testkonto durchführen und dann einen Import in das aktuelle Konto vornehmen.
Das Gerät, auf dem ich meine Kasse betrieben habe, ist kaputt. Was soll ich tun?
Alle Ihre Verkaufsartikel und Daten sind im Elementary POS Büro gespeichert. Nach der Installation der App auf Ihrem neuen Gerät geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und können genau dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben.
Warum kann ich auf meinem aktuellen Gerät (Kasse) keine Quittungen sehen, die an einer anderen Kasse erstellt wurden?
Alle erstellten Quittungen werden automatisch mit dem Elementary POS Büro synchronisiert. Dort können Sie eine Übersicht über die Verkäufe aller Kassen sehen. Jede Kasse zeigt jedoch nur ihre eigenen Quittungen an.
Was ist eine „Kundenanzeige“? Unterstützt Elementary POS dies?
Eine Kundenanzeige wird verwendet, um die Quittung direkt dem Kunden anzuzeigen. Elementary POS ermöglicht es Ihnen, eine Kundenanzeige mit einem anderen Telefon oder Tablet zu erstellen. Wenn Sie an Ihrer Kasse einen Verkauf tätigen, wird der Verkaufsbetrag und alle anderen Informationen auch automatisch auf der Kundenanzeige angezeigt. Neben dem Betrag sieht der Kunde auch die Notiz auf der Quittung, die Zahlungsart und im Falle einer Barzahlung den gezahlten Betrag und das Rückgeld.
Wie installiere und verbinde ich die Kundenanzeige mit der Kasse?
Installieren Sie die Elementary POS App auf dem Gerät, auf dem Sie die Kundenanzeige verwenden möchten. Gehen Sie zu den Einstellungen und wählen Sie „Kundenanzeige“. Wählen Sie aus, welche Kasse die Kundenanzeige überwachen soll, und bestätigen Sie mit einem Klick. Um die Kundenanzeige-Funktion zu nutzen, benötigen Sie eine Internetverbindung.
Ist es möglich, mehrere Währungen innerhalb eines Unternehmens zu verwenden?
Nein, das ist leider nicht möglich. Sie müssen ein neues Unternehmen einrichten und zwischen ihnen wechseln.
Rechnungen und Verkaufsartikel
Wie können Verkaufsartikel zu Quittungen hinzugefügt werden?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun:
1) Artikel aus Ihrer Liste auswählen:
Elementary POS zeigt alle Artikel einer bestimmten Kategorie an. Mit einem einzigen Tippen fügen Sie einen Artikel hinzu. Wenn Sie gedrückt halten, können Sie eine beliebige Menge auswählen.
2) Über den Taschenrechner:
Mit dem Taschenrechner können Sie einen bestimmten Betrag eingeben, der auf der Quittung erscheint. Wenn Sie einen bestimmten Artikel hinzufügen möchten, können Sie einen „M-Code“ verwenden, um dies schnell zu tun. Zum Beispiel bedeutet 2M3+M4 zwei Limonaden und einen Kaffee.
3) Barcode-Scanner:
Wenn Sie den Barcode scannen, erscheint der Verkaufsartikel automatisch in der App. Wenn Sie gedrückt halten, können Sie eine beliebige Menge auswählen.
Ich habe zu viele Verkaufsartikel. Gibt es eine Möglichkeit, diese zu sortieren?
Ja, Sie können Verkaufsartikel in Kategorien gruppieren. Sie können den Kategorien auch verschiedene Farben zuweisen. Durch Auswahl einer bestimmten Farbe können Sie die App nur die Artikel dieser ausgewählten Farbe anzeigen lassen.
Kann die Produktauswahl vor dem Druck der Quittung geändert werden?
Auf der Übersichtsseite tippen Sie doppelt auf die Artikelliste, bevor Sie die Quittung generieren. Sie sehen Plus- und Minus-Schaltflächen, um Artikel hinzuzufügen oder zu entfernen. Es ist auch möglich, die Produktauswahl rückgängig zu machen oder weitere Artikel hinzuzufügen.
Wofür ist die M-Taste auf dem Taschenrechner?
Der „M-Code“ ist eine Abkürzung für Verkaufsartikel in Ihrer Liste. Die M-Taste wird verwendet, um die Eingabe dieser Codes auf dem Taschenrechner zu vereinfachen. Zum Beispiel bedeutet 2M3+M4 zwei Limonaden und einen Kaffee. Wenn Sie sich nicht erinnern können, welchen Code Sie verwenden sollen, können Sie die M-Taste doppelt antippen, und eine Liste aller Ihrer Abkürzungen und Verkaufsartikel wird angezeigt.
Wie gibt man einen Rabatt auf eine Quittung ein?
Auf dem Übersichtsbildschirm tippen Sie doppelt auf die Quittung. Es erscheint eine Schaltfläche, um einen Rabatt einzugeben. Sie können einen prozentualen oder absoluten Rabatt eingeben.
Wie storniere ich eine Quittung?
In der Quittungsvorschau tippen Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Option zum Stornieren der Quittung.
Wenn die Quittung eine zugewiesene Nummer hat, kann nur die zuletzt erstellte Quittung gelöscht werden. Dies soll Lücken in den Quittungsnummernfolgen verhindern.
Wenn Sie eine andere Quittung als die letzte stornieren müssen (z. B. bei einer Rückerstattung), müssen Sie sie durch das Ausstellen einer neuen, negativen Quittung mit demselben Wert ungültig machen. Dadurch wird die Verkaufssumme auf null gesetzt.
Wie funktioniert die Nummerierung der Quittungen?
Elementary POS ermöglicht es Ihnen, gleichzeitig mehrere Kassen zu verwenden. Die App kann auch offline Quittungen ausstellen. Aus diesem Grund hat jede Ihrer Kassen ein anderes Präfix in der Quittungsnummer. Dadurch wird sichergestellt, dass es keine zwei Quittungen mit derselben Nummer gibt. Um Lücken in der Nummerierung zu vermeiden, ist es nicht erlaubt, Quittungen zu löschen, außer der zuletzt erstellten.
Wenn Sie eine andere Quittung als die letzte stornieren müssen (zum Beispiel bei einer Rückerstattung), müssen Sie sie durch die Ausstellung einer neuen, negativen Quittung mit demselben Betrag ungültig machen. Dies bringt die Verkaufssumme auf null.
Die Nummerierung der Quittungen kann in den Einstellungen deaktiviert werden. Danach ist das Löschen von Quittungen nicht mehr eingeschränkt.
Wie füge ich einen Kunden hinzu?
Tippen Sie auf die angezeigte Quittung, dann auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Option „Kunde hinzufügen“.
Kann ich die Quittung als PDF anzeigen?
Tippen Sie auf die angezeigte Quittung, dann auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Option „Rechnung als PDF anzeigen“.
Kann die Quittung geteilt werden?
Ja. In der Quittungsvorschau finden Sie die Option, die Quittung zu teilen. Ein PDF-Link zur Quittung wird geteilt.
Ist es möglich, eine benutzerdefinierte Notiz sichtbar für den Kunden auf der Quittung hinzuzufügen?
Tippen Sie auf die angezeigte Quittung, dann auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Option „Notiz hinzufügen“.
Können Bar- und Kartenzahlungen unterschieden werden?
Ja. Auf der Quittung sehen Sie die Optionen, „Bar“ oder „Mit Karte“ zu bezahlen. Elementary POS zeigt dann an, wie viel Geld in die Kasse eingetragen werden muss. Informationen zur Zahlung werden auch in der Verkaufsübersicht angezeigt.
Verkaufsartikel und Kategorien
Wie erstelle ich Verkaufsartikel?
Sie können Verkaufsartikel direkt in der mobilen App erstellen. Wir empfehlen jedoch, das Elementary POS Büro auf Ihrem Desktop für maximalen Komfort zu verwenden. Der einfachste Weg, Verkaufsartikel zu importieren, ist über Excel. Verkaufsartikel werden dann automatisch in die Elementary POS App selbst synchronisiert.
Was ist ein M-Code?
Ein M-Code ist eine Abkürzung für die Eingabe von Artikeln über den Taschenrechner. Wenn Sie zum Beispiel den Code M3 für den Artikel „Limonade“ eingeben, können zwei Limonaden wie folgt in den Taschenrechner eingetippt werden: 2xM3, oder noch einfacher: 2M3.
Was ist ein SKU-Code?
Der SKU-Code ist ein eindeutiger Produktcode, bestehend aus Buchstaben und Zahlen. Er kann jede beliebige Kennung sein, zum Beispiel AX566564463.
In der Elementary POS App wird der SKU-Code verwendet als:
- Einzigartige Kennung für den Barcode-Scanner
- Einzigartige Kennung für das Lager
Sie müssen den SKU-Code nicht ausfüllen, wenn Sie keinen Barcode-Scanner oder das Lager verwenden.
Kann ich einen Verkaufsartikel mit variablem Preis haben?
Ja. Sie können einen Verkaufsartikel ohne festen Preis erstellen. Die Kasse wird Sie auffordern, den Preis einzugeben, wenn Sie den Artikel zur Quittung hinzufügen.
Wie erstelle ich Verkaufskategorien?
Sie erstellen Verkaufskategorien im Elementary POS Büro. Bestimmen Sie, welche Kategorien für die von Ihnen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen relevant sind. Sie können Ihre Artikel beispielsweise als „Getränke“ kategorisieren und diese dann weiter in „Alkoholische“ und „Nichtalkoholische“ unterteilen. Kategorien können auch in einander verschachtelt werden.
Können Verkäufe nach Kategorie verfolgt werden?
Ja, im Verkaufsbericht können Sie leicht herausfinden, welche Produktkategorien Ihnen den größten Umsatz gebracht haben. Sie können den Verkaufsbericht im Elementary POS Büro in Excel herunterladen.
Es ist auch möglich, Ihren Gewinn nach übergeordneten Kategorien zu verfolgen.
Kann ich verfolgen, welche Kategorie den größten Gewinn bringt?
Ja, im Verkaufsbericht können Sie leicht herausfinden, welche Warengruppe den höchsten Gewinn bringt. Sie können den Bericht im Elementary POS Büro in Excel (oder Libre Office) herunterladen.
Es ist auch möglich, den Gewinn nach übergeordneten Kategorien zu verfolgen.
Ist es möglich, Kategorien zu verschachteln?
Ja. Sie können Ihre Artikel beispielsweise als „Getränke“ kategorisieren und diese dann weiter in „Alkoholische“ und „Nichtalkoholische“ unterteilen.
Quittungen drucken
Welche Drucker werden unterstützt?
Elementary POS funktioniert mit den meisten Bluetooth- oder USB-Druckern, die den POS-Standard unterstützen. Sehen Sie sich eine Liste aller unterstützten Drucker an.
Soll ich einen Bluetooth- oder einen USB-Drucker verwenden?
Der Bluetooth-Drucker ist kabellos und somit einfacher mitzunehmen. USB-Drucker eignen sich für feste Standorte, an denen sie einfach installiert und nicht viel bewegt werden. Einige USB-Drucker bieten auch eine Verbindung zur Kassenschublade, was bedeutet, dass Sie diese so einstellen können, dass sie sich beim Abschluss eines Verkaufs automatisch öffnet.
Ist es möglich, das Firmenlogo auf der Quittung zu drucken?
Ja. Es ist möglich, das Logo im Elementary POS Büro zu setzen. Allerdings erlauben nicht alle Drucker das Drucken von Logos.
Können Quittungen auf einem großen Drucker gedruckt werden?
Ja. Es ist jedoch erforderlich, einen Treiber zu installieren, der vom Druckerhersteller auf Ihrem Telefon bereitgestellt wird. Das Drucken selbst erfolgt außerhalb von Elementary POS.
Was sind ESC POS-Codes?
Dies sind einige der Codes, die den Drucker steuern. Dank ESC-Codes ist es möglich, Schriftarten zu ändern, einige grundlegende Formatierungen vorzunehmen, die Sprachkodierung (Diakritika – falls erforderlich) einzustellen oder das Papier zuzuschneiden.
Ist es möglich, das Papier nach dem Drucken der Quittung zu schneiden?
Ja, wenn der Drucker das Zuschneiden unterstützt. Dies kann direkt in Elementary POS, in den Druckeinstellungen, eingerichtet werden.
Ist es möglich, die Kassenschublade automatisch nach dem Drucken der Quittung zu öffnen?
Ja. Einige Drucker bieten eine Verbindung zur Kassenschublade. Nach dem Drucken der Quittung sendet Elementary POS ein Signal an den Drucker, der die Anweisung an die Kassenschublade weiterleitet.
Die Einstellungen zum Öffnen der Kassenschublade finden Sie direkt in der Elementary POS App, in den Druckeinstellungen.
Was ist ECO-Druck?
Wenn Sie den ECO-Druck auswählen, wird anstelle einer Quittung nur ein Link zu einer Website gedruckt, um diese anzuzeigen. Durch den Besuch dieses Links kann die vollständige Quittung angezeigt und heruntergeladen werden.
Ist es möglich, eine Quittung automatisch zu drucken?
Ja. In den Druckeinstellungen wählen Sie die Option „Automatischer Druck“. Eine Quittung wird gedruckt, sobald eine bestimmte Zahlungsart (Karte, Bargeld) durchgeführt wird.
Stock
Can Elementary POS register items into the Stock feature?
Yes. If you wish to register a sales item in Stock, you must first assign it a SKU code. After that, the item will appear in Stock.
The free Elementary POS tariff only allows you to enter the SKU code for 4 items.
How do I add items to Stock?
You edit the Stock inventory in the Elementary POS Office. The Stock feature is connected to your Elementary POS app, and when online, the number of items in Stock is automatically updated. Therefore, if a sale is made through the mobile cash register, the amount of that item in Stock will also decrease.
Where can I view the number of items that are currently in Stock?
We will once again refer you to the Elementary POS Office. You can either view the current Stock status directly in the Office, or you can download a report to Excel (or Libre Office).
Can both profits and losses be tracked?
Yes. In the Stock report, you are able to view both the profits and losses for individual items and categories.
How to stock and sell items by units?
- In the main menu of the office, choose „Sales items settings“ and then „Stock item“.
- Click on „New stock item“ and enter your beer barrel’s name, SKU code, volume, purchase price and the preferred unit.
- Go to „Stock status“, tap on your beer barrel and add a chosen volume of the product, for example, 50 litres of beer.
- In the main menu of the office, choose „Sales item.“ Set up separate sales items for all sizes of beers you’re selling. In the details of the sales item, select „Combination of sales items.“ After this, you’ll be entering the „source“ from which you’ll be selling, which is your beer barrel, the amount, and the unit.
Users
I have several employees. Can I have multiple users in Elementary POS?
Yes. Each user has their separate login data (name and password).
I don’t want my employees to have access to the Elementary POS Office.
Elementary POS allows you to set up a Role for each user (learn more about Roles in the question below). To limit your employees‘ access to the Office, you can assign them the „salesperson“ role. This will allow them to create receipts, but won’t have access to other features of the app.
What Roles can a user have?
There are 4 types of Roles in Elementary POS:
- Manager – An Admin role that has access to everything.
- Accountant – Has access to the Elementary POS Office. Can track sales, but not create receipts.
- Seller – Can create receipts in the mobile app, but does not have access to any other features.
- Part-time help – A user with this role can sell and issue receipts, but cannot access any sales data. Suitable if, for example, you have season workers.
Would you like to read about Roles more in detail? Then we wrote this article just for you.
Can the user (login) name be changed?
That is not possible. You can only change the e-mail and Roles.
How do Shifts work?
The opportunity to start a Shift is automatically offered to the seller immediately after they log into the app. At the beginning of the Shift, the seller logs in with their name and password. All sales made during the Shift are attributed to that seller. At the end of the Shift, the seller sees how much cash should be in the cash register. When logging out of a Shift, the seller can enter a custom note. The Shift must be ended manually.
In the Elementary POS Office, it is possible to track when the seller closed the Shift and what the number of cash and card sales was.
Bar codes, scanner
Is it possible to use my phone camera or an external scanner to scan barcodes?
Yes, both options are possible. Just turn on the barcode reader in Elementary POS app settings.
Where is the barcode value entered?
It is entered for each sales item as its unique SKU code. You can scan the code at the touch of a button – no need to enter the code manually.
How does product selection work using a barcode?
Aim the barcode scanner at the barcode. As soon as the app reads the barcode, the respective sales item will appear on the device’s display. By short tapping it, you can edit the quantity. If you’d like to add a large number of these items at the same time, press and hold the item to enter the amount manually.
I would like to use a mobile barcode scanner for restocking in the Elementary POS Office. Is that possible?
Yes. In the mobile app, select the remote barcode scanner in the settings. What you scan will also automatically appear in the Elementary POS Office.
Sales export
How does the sales report work?
In Elementary POS Office, you have the option to export sales data from a selected period.
You can open the sales report in Excel (or Libre Office). The data can be then easily handled by an accountant.
What can I find in the sales report?
Sales made by all users and their respective devices can be viewed in the report.
Data available for each sale:
- date
- ID number
- item name
- price
- VAT
- type of payment (cash, card)
- cash register number
- username
- link to the PDF document
- SKU code
- note (if entered)
- customer name (if entered)
The Report contains multiple tabs, each of which groups sales by the following categories:
- by date
- by sales item
- by category
- by cash register
- by payment (cash, card)
- by user
- by SKU
- by tax
- by customer
- by shifts
What can I find in the Stock report?
- SKU codes
- Name of the items
- Stock status at the beginning of the selected period
- Stock status at the end of the selected period
- Purchases made to Stock
- Sales from Stock
- Gross and net profit (these values are only indicative)
Both individual sales items and whole categories can be tracked and filtered in Stock reports..
How to send a sales report to the accountant?
Add your accountant to your Elementary POS tariff as a new user and assign them the respective Role. The Accountant can then log into the Elementary POS Office and access the required data.
Accounts and bills per table
Is it possible to create a bill for per table in the app?
Yes, you can create a „permanent“ bill and even enter a custom name for it.
What is the difference between a permanent and a temporary bill?
The temporary bill will automatically disappear once it is paid. You want to use temporary bills for your individual customers, and permanent bills if for groups of customers that have come together, such as those sitting at the same table.
Is it possible to split a bill into multiple receipts?
Yes. Press the „Split bill“ button on the bill preview screen.
If I have multiple cash registers, are the bills shared among them?
Yes, bills are automatically shared between cash registers. You can, for example, receive orders at one cash register, and issue receipts at another one at the same time.
Do I need Internet connection to use bills?
Yes, unfortunately, your bills are not fully functional without Internet. If you’re not connected, you can view your current bills, but you can’t make changes to them.
A possible solution is to add the Elementary POS Offline Server to the system, which will ensure functionality even without Internet.
Can a meal order ticket be sent to the kitchen after adding an item to the account?
Yes. In Elementary POS, open „Orders“ in the settings. As soon as a new meal order is issued, it will be printed automatically.
Ordering
How do orders work?
Once a customer places an order for a sales item, such as a soda for a specific table, an order is created. You can view the order on any device, such as the order display in the kitchen.
How do I create an order?
There are three options:
- The waiter adds the sales item to the bill, and the order is created automatically.
- The waiter creates a receipt, and the order is created automatically. This feature needs to be manually turned on in the settings.
- The customer places a remote order via their phone and QR code.
It depends on you which system suits you. You can also combine these options.
What are the order processing options?
Elementary POS is very flexible in how orders are processed. Here are the most common use cases:
- The waiter adds the items to the bill according to the customer’s order. The waiter sees when the order is ready (via the order display) and delivers the order.
- The customer pays first, and then waits for the delivery of the order or picks it up. Completed orders can be seen on the order display.
- The customer orders via their mobile phone. They then pick up the order or have the waiter deliver it to them. The customer can see the completed order on their phone or on the order display. The customer can pay right there or later.
Can I have multiple order displays? One for the kitchen and one for the bar?
Yes, you can have multiple order displays. If you wish to differentiate sales items so that drinks go straight to the bar and food goes to the kitchen, you can adjust these settings in the order display configuration. Items are distinguished by color.
When is an order created?
By default, an order is created when you add a sales item to an account, such as a soda for a specific table. You can also choose to create the order upon payment (generating a receipt). This option is suitable for cases where the customer pays first and then waits for the order.
What happens while the order is processed?
While an order is being processed, it will be marked as “For Delivery”. This way, the waiter knows what and where to deliver.
Is it possible to have two order displays, with one showing pending orders and the other showing completed orders?
Yes, this can be configured in the order display settings.
Can the order be printed and can there be a sound alert for it?
Yes, the order can be printed, and you can set up a sound alert for it.
Are orders only useful for restaurants and gastronomy in general?
No, orders can also be used, for example, to request goods from a warehouse.
How to add a note to an order?
When selecting a sales item, long press the sales item button. You will then have the option to insert a note.This note will be visible also to the kitchen or bar staff.
How does remote ordering by a customer over the phone work?
- The customer scans the QR code with their phone.
- The customer is taken to a simple web page where they can place an order.
- After ordering, a temporary account with a unique order number is automatically created. At the same time, an order is created.
- The customer can see the order number and status and can add a new item to their order at any time. The account number remains the same.
- The account number is visible to the waiter and can also be seen on the order display.
- After the customer pays the order at the checkout, the temporary account is closed.
Where is the QR code for remote ordering?
The QR code can be found in the Elementary POS Office. In the remote ordering settings, you can specify which sales categories will be displayed to the customers for remote ordering.
Why does remote order numbering start at #30?
In the case of remote orders via QR code, the numbering of orders is set to start at 30. This is so that remote orders do not get confused with open bills (tables), if you have them set up in the application.
How to manually change the remote order number?
In the Orders in Progress tab, tap on the order where you want to change the number. Next, tap the order number in the upper left corner of the screen. Now you can edit the order number.
Credit card integration
Can I connect Elementary POS to a payment terminal?
Yes. The following payment terminals are currently supported:
- SumUp
- MyPos SMART N5, Carbon, F20.
How does the connection with the payment terminal work?
After generating a receipt, select payment by card. The amount is automatically transferred to the terminal. After the payment, a confirmation is automatically printed.
Can the amount sent to the payment terminal be edited? For example, in the case of receiving a tip.
Yes. After selecting payment by card, tap on the pencil icon above the displayed amount to edit it.
Can card payments be recorded even if I don’t have a SumUp or MyPos terminal?
Yes. Select payment „By card“ on the receipt preview screen. There will be no connection to the terminal, but you will have a registered information for your reports that this payment was not in cash.
Integration into other systems
How does the Elementary POS WordPress Plugin work?
Thanks to the plugin, you can display your sales items on your website. In the settings, you specify which sales categories should be displayed.
Is it possible to connect the XXX system to Elementary POS?
Yes, we do provide a simple API.
How does API authorization work?
You create an API key in the Elementary POS Office. This key must then be sent in the request header.
Does Elementary POS support the Webhook technology?
Yes, your API is triggered after certain actions in the system, such as creating a receipt or creating an order.
I would like a feature added, but it is not included in the API. Is it possible to add it?
Yes, get in touch with us. We are happy to enrich the API.
Any further questions?
If you did not find the answer to yours, let us know. Please use Elementary POS forum.
We will be happy to answer you. You can also check Elementary POS Video tutorials.